Alle wetgeving die betrekking heeft op de organisatie is relevant. Integer handelen betekent dat je handelt in overeenstemming met je waarden, afgestemd op het algemeen belang en de verwachtingen van belanghebbenden. Eén van de manieren om het algemeen belang in de maatschappij te borgen is wet- en regelgeving. We hebben er allemaal belang bij dat we schoon drink water kunnen drinken. Dus is er wet en regelgeving over hoe dat schone drinkwater gezuiverd wordt, wie dat controleert en welke normen daar gehanteerd worden. En omtrent afvalwater wat in beperkte mate geloosd mag worden op bijvoorbeeld rivieren waar onze drinkwater voorziening deels van afhankelijk is. Zulke aspecten kan je niet in vertrouwen loslaten en komt veel controle bij kijken.
Er is ook wetgeving dat aansluit bij het voeren van een goed integriteitsbeleid. Wetgeving wordt vaak gezien als moeilijk en ingewikkeld. Maar ik ben van mening dat dat helemaal niet hoeft. Het wordt pas vervelend als wetgeving niet goed aansluit bij je dagelijkse processen.
De wet Huis voor Klokkenluiders
Eén die ik wil uitlichten is de Wet Huis voor Klokkenluiders. Deze wet komt voor uit het algemeen belang dat er melding gedaan wordt van (vermoedens van) misstanden als het maatschappelijk belang in het geding is.
In de wet op het Huis voor Klokkenluiders staat heel veel geschreven over het Huis voor Klokkenluiders zelf en hoe die zou moeten werken, maar ook voor organisaties. Het idee is dat melders van vermoede misstanden eerst en vooral gehoord worden binnen de eigen organisatie. Pas als daar geen gehoor is gegeven kan zo iemand een melding doen als klokkenluider bij het Huis voor Klokkenluiders. De wet beoogt dus dat het zover niet hoeft te komen. En dat de organisatie zo is ingericht dat een melding goed verwerkt wordt en opgepakt.
En terecht lijkt me. Maar wat heeft iemand in een organisatie nodig om tot een melding te komen binnen de organisatie? Daarvoor is dus ook meer opgeschreven dan alleen dat er eerst intern gemeld moet worden. Ze schrijft ook meer over de interne procedure.
- De werkgever bij wie in de regel ten minste vijftig personen werkzaam zijn, stelt een procedure vast voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand binnen zijn organisatie.
Het eerste artikel geeft een ondergrens aan van organisaties waar ten minste vijftig personen werkzaam zijn. Dit is inclusief zzp-ers, stagiaires en zelfs vrijwilligers.
De reden om dit aantal te noemen is mogelijkerwijs dat van een dergelijke organisatie verwacht mag worden dat zij dit goed geregeld hebben. Een organisatie met 50 medewerkers is bijvoorbeeld ook verplicht een Ondernemingsraad (OR) in te stellen.
De wet is vanaf 50 werkzame personen. Maar ook als het er een paar minder zijn is het handig om alvast op te letten. Want je kan wel leren van waar een voor de wet goede interne procedure aan moet voldoen.
- In de procedure, bedoeld in het eerste
lid, wordt in ieder geval:
- de wijze waarop met de interne melding wordt omgegaan vastgelegd;
- omschreven wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand met inachtneming van de definitie van een vermoeden van een misstand als bedoeld in deze wet;
- vastgelegd bij welke daartoe aangewezen functionaris of functionarissen het vermoeden van een misstand kan worden gemeld;
- de verplichting voor de werkgever opgenomen de melding vertrouwelijk te behandelen, indien de werknemer hierom heeft verzocht;
- vastgelegd dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.
Deze procedure is niet zomaar te kopiëren van een andere organisatie. Er moet wel even over nagedacht worden. Bij wie kan een melder in de organisatie terecht? Hoe wordt er omgegaan met een melding? En hoe borg je vertrouwelijkheid? En wie is de adviseur die in vertrouwen kan worden geraadpleegd bij een vermoeden van een misstand?
- De werkgever is verplicht aan de bij hem
werkzame personen een schriftelijke of elektronische opgave te verstrekken van
de procedure, bedoeld in het eerste lid. De werkgever verstrekt daarbij tevens
informatie over:
- de omstandigheden waaronder een vermoeden van een misstand buiten de organisatie kan worden gemeld,
- de rechtsbescherming van de werknemer bij het melden van een vermoeden van een misstand.
Z’n meldprocedure kan dus ook niet onderin de la eindigen. Maar moet goed beschikbaar en verstrekt zijn voor de werkzame personen in de organisatie. Ook moet er nagedacht worden wanneer een vermoeden van een misstand buiten de organisatie kan worden gemeld. Dat is best een spannende. En er moet helder gemaakt worden dat melders rechtsbescherming verkrijgen dat hun melding niet leidt tot pesterijen, of zelfs tot, wat je toch geregeld hoort, ontslag.
Over die rechtsbescherming is heel veel te zeggen. Het lijkt erop in elk geval dat deze in veel gevallen niet goed aan te tonen is. Terwijl toch negatieve gevolgen voor de werknemer als oorzaak lijken te hebben de melding die ze gedaan hebben.
Afijn, je moet er wat mee.
Maar hoe implementeer je dit?
Ik zou beginnen bij een ander perspectief dan ‘we moeten voldoen aan wetgeving.’ De wetgeving zou een stimulans kunnen zijn om eens breder te kijken naar de integriteitsstructuur en cultuur van de organisatie.
Welke kernwaarden hebben wij en hoe geven die richting aan integriteit in die organisatie en onze omgang met elkaar? En op welke wijze willen we dan omgaan met mensen die iets niet goed vinden gaan. Die iets te zeuren hebben (want zo wordt het vaak gevoeld). Hoe gaan we om met tegenspraak? Als je dat helder hebt kun je veel makkelijker de interne procedure vorm geven. Niet omdat alle tegenspraak of kritiek een melding is of wordt, juist niet, maar dat wordt het minder snel omdat tegenspraak ruimte krijgt en serieus genomen wordt. Echte misstanden worden al eerder besproken/gesignaleerd.
Dan is het inbedden van een interne procedure voor meldingen een veel logischere stap. Je kunt beter uitleggen wat tegenspraak is en waar het vermoedens van misstanden betreft (zie de wettekst bij 2.b.), en hoe de procedure dan is. Hoe wordt de melding onderzocht? Hoe en vooral wanneer wordt er gecommuniceerd over de voortgang en de afhandeling? Wat gebeurt er als de vermoedens voldoende grond hebben? Of na uitgebreid onderzoek correct zijn gebleken en wat er gebeurt als de misstand niet is vast komen te staan? (2.a), bij wie kan er gemeld kan worden en waarom daar? (2.c.) en hoe wordt vertrouwelijkheid gewaarborgd als daar behoefte aan is? (2.d) bijvoorbeeld door een anonieme melding via een vertrouwenspersoon? En wie is dat dan? En zijn die voldoende competent? (2.e)
Als je de procedure dan doorloopt en die van een goed niveau wilt laten zijn kom je er achter dat je ook
- een onderzoek aanpak nodig hebt
- een sanctiebeleid om eenduidig te zijn over de consequenties van misstanden
- een beleid over de rol en inzet van vertrouwenspersonen
- een communicatieplan bij integriteitskwesties.
Die zaken zijn nodig om meldingen goed te kunnen verwerken. Als je serieus neemt wat er gemeld wordt hoeven deze zaken geen probleem te zijn. Dan is het geen bureaucratie, of een kwestie van het zetten van een vinkje, maar een onderdeel van een manier om te doen aan kwaliteitsverbetering en elkaar scherp te houden. En tegelijkertijd zorg je ervoor dat je aan wetgeving voldoet. Al met al wordt je daar een meer volwassen organisatie van op het gebied van integriteit. En dat is weer goed voor een groeiende reputatie en betrouwbaarheid. En daar hoef je dus ook niet mee te wachten tot je een organisatie hebt van 50 werkzame personen of meer. Want daar kun je ook als wat kleinere organisatie al de vruchten van plukken. Succes en mocht je wat externe hulp en advies kunnen gebruiken. Bel gewoon Jonathan!