De nieuwe wet bescherming klokkenluiders is nog steeds niet aangenomen in de 2de kamer. Toch is al bekend wat er zoal in moet komen omdat de EU richtlijn dat behoorlijk helder voorschrijft. Wat moet jouw organisatie doen om te voldoen aan de nieuwe wet?
Als jouw organisatie 50 mensen of meer in dienst heeft of aan financiële dienstverlening doet vraagt de wet van je om een interne meldprocedure (ook wel klokkenluidersregeling genoemd) in te richten. Dat is voor veel organisaties ook nu al een verplichting onder de wet Huis voor Klokkenluiders. Waar die interne meldprocedure aan moet voldoen wordt wel verder uitgebreid. Ik beschrijf hieronder waar het als geheel aan moet gaan voldoen.
Meer expertise nodig?
Of wil je een voorbeeld klokkenluidersregeling bekijken?
Je moet in de interne meldprocedure vastleggen:
- Op welke manier met de interne melding wordt omgegaan.
- Wanneer er sprake is van een (vermoeden van) een misstand in de organisatie. Deze moet minimaal aansluiten bij, maar mag breder geformuleerd worden dan de definities die in de uiteindelijke wet bescherming klokkenluiders vermeld wordt.
- De manier waarop een werknemer zijn melding kan doen. Dit moet schriftelijk en ook mondeling kunnen waarbij de melding dan vastgelegd wordt door degene die de melding mondeling ontvangt.
- Waar je kan melding kan doen en welke onafhankelijke persoon of personen deze melding dan in behandeling nemen.
- Welke personen de melding zorgvuldig kunnen opvolgen.
- Dat de melder de mogelijkheid heeft om in vertrouwen een adviseur (ook wel bekend als vertrouwenspersoon) te raadplegen.
- De melder binnen zeven dagen na ontvangst een ontvangstbevestiging krijgt.
- En dat na de ontvangstbevestiging de melder binnen 3 maanden informatie verstrekt wordt over de beoordeling en (indien van toepassing) wat er vervolgens mee gedaan is.
- Voor wie de meldprocedure geldt. Je kan naast werknemers uitbreiden met mensen zoals; oud-werknemers, zzp’ers, aandeelhouders en leden van een raad van commissarissen.
Daarnaast zijn er nog andere vereisten voor een werkgever waaraan voldaan moet worden.
- Een werkgever moet het meldpunt zo inrichten dat de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder én van betrokken derden wordt geborgd. Deze mag alleen toegankelijk zijn voor voor daartoe gemachtigde personeelsleden (AVG vereiste).
- Er moet op schriftelijke of elektronische wijze informatie verstrekt worden aan de werknemers:
- Zo moet de interne meldprocedure bekend worden gemaakt.
- De manier waarop (een vermoeden van) een misstand gemeld kan worden.
- En welke rechtsbescherming werknemers hebben/krijgen wanneer zij een melding doen.
- De interne meldprocedure en eventuele wijzigingen moet de instemming krijgen van werknemers. D.mv. de ondernemingsraad (indien aanwezig) of meer dan de helft van de werknemers. Wanneer er sprake is van een meldprocedure die is opgenomen in de cao dienen de cao-partijen in te stemmen.
- Er moet een register bijgehouden worden waar meldingen van (vermoedens van) misstanden geregistreerd worden.
- Wanneer een melding mondeling gedaan wordt moet de melding opgenomen worden op een duurzame en opvraagbare vorm, uiteraard met instemming vooraf door de melder.
- De identiteitsgegevens van de melder moeten geheim blijven.
Mocht je als organisatie dit niet goed inrichten dan is er in het huidige voorstel de mogelijkheid voor werknemers om naar de kantonrechter te stappen om een deugdelijke meldprocedure af te dwingen.
Overigens zijn er hele goede redenen om een goede interne meldprocedure in te richten! Lees daarvoor mijn blog: 4 redenen voor een benaderbare meldstructuur.
Expertise nodig met hoe je dit allemaal goed moet inrichten?
Meer informatie is ook te vinden op de website van de overheid: www.wetbeschermingklokkenluiders.nl